Préambule

La facturation électronique va bien au-delà d’un simple passage à l’envoi des factures par voie numérique. Elle implique de nouvelles obligations, recouvrant l’usage de formats structurés et normés des factures, l’envoi des factures ainsi que de la transmission des données de transaction et de paiement, via des plateformes spécialisées, à l’administration fiscale.

Cette transformation numérique implique une refonte complète des processus de facturation. Elle ouvre également la voie à une gestion plus efficace et transparente de leurs transactions commerciales.

Elle a également pour objectif de lutter contre la fraude fiscale et améliorer la traçabilité des transactions avec le pré-remplissage des déclarations de TVA.

Cette mesure s’inscrit en lien avec une directive européenne qui vise à généraliser l’utilisation de la facturation électronique au sein de l’Union européenne. Plusieurs pays européens ont déjà mis en place des dispositifs de facture électronique, comme l’Italie, l’Espagne ou le Portugal.

📆 Calendrier (rappel)

La réception des factures sous format électronique est obligatoire :

👉 A compter du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises (y compris les micro-entrepreneurs) quelle que soit leur taille dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre selon un format électronique (cf ci-dessous obligations d’émission).

L’émission de factures sous format électronique est obligatoire :

👉 À compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et pour les établissements de taille intermédiaire[1]

👉À compter du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises.

🎯 Comment fonctionne le e-invoicing ?  

[1] Sur la base des derniers comptes annuels clos au 1er janvier 2025, les seuils déclenchant une obligation d’émission au 1er septembre 2026 sont +250 salariés et CA > 50 M€ ou total de bilan > 43 M€

I. Quelles sont les transactions concernées ?

L’obligation d’émission et de réception de factures électroniques normalisées, appelée e-invoicing, s’applique à :

• Toutes les opérations commerciales (ventes / prestations de services),
• Entre deux assujettis à la TVA en France,
• Quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille.

La seule exception visée par la réforme concerne les opérations relevant des articles 261 à 261 E du CGI (activités médicales, enseignement, locations nues d’habitation, certains opérations bancaires et financières, jeux de hasard), les opérations au régime de la franchise en base (article 293 B) ainsi que les opérations classées secret défense.

Dès lors que vous émettez des factures à des assujettis à la TVA établis en France (flux entre opérateurs BtoB nationaux), votre société est assujettie à l’obligation d’émettre des factures sous format électronique !

II. Qu’est ce qu’une facture électronique ?

A.     Formats autorisés  

Les factures électroniques émises doivent respecter la norme européenne EN 16931 et utiliser l’un des trois format normé et structuré, seuls autorisés et appelés « les 3 formats du socle » : Factur-X, CII et UBL.

🛠️ Factur-X : Factur-X est un format de facture électronique, dit hybride ou mixte, qui combine une facture électronique PDF, lisible et compréhensible par l’humain et un fichier numérique structuré (XML), incluant des données supplémentaires, traité et analysé par des systèmes informatiques.

🛠️ CII : CII (Cross Industry Invoice) est un format de facture électronique structurée et EDI, utilisant le format XML, conformément à la norme européenne EN 16931.

🛠️UBL : UBL (Universal Business Language) est un format de facture électronique structurée et EDI, utilisant le format XML.

Les formats Word, Excel, JPG ne pourront plus être utilisés et les factures ne pourront plus être envoyées par courrier !

Les entreprises doivent donc choisir le format qui convient le mieux à leurs activités notamment le format Factur-X le plus adapté aux TPE et PME.

B.      Utilisation du format PDF à titre dérogatoire jusqu’au 31/12/2027 

Une période transitoire est prévue permettant l’utilisation de PDF non structurés jusqu’au 31 décembre 2027.

Pendant cette période, les entreprises peuvent déposer des factures au format PDF, même s’il n’est pas structuré, si les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) en assurent la conversion dans un format conforme (Factur-X, UBL, CII…).

III. Comment transmettre les factures électroniques

👉 L’article 289 bis – I instaure que les entreprises concernées par l’obligation d’émettre des factures électroniques, ne pourront plus échanger librement des factures mais devront échanger leurs factures électroniques par l’intermédiaire de Plateformes de Dématérialisation agrées (PA) privées.

Ces plateformes seront présentées dans la note d’information n°4 sur Les outils clefs de la facturation électronique.

Tous les assujettis (entreprises, micro-entrepreneurs, professions médicales et libérales …) devront avoir choisi une PA avant le 1er septembre 2026 afin de pouvoir recevoir les factures des grands facturiers dès cette date d’entrée en vigueur de la réforme.

IV. Quels sont les status de cycle de vie

Les entreprises devront suivre et mettre à jour les statuts des factures émises et des encaissements reçus sur la plateforme agréée PA.

Cette étape est essentielle pour permettre aux fournisseurs et aux clients de suivre l’avancée du traitement de la facture. Pour cela, il existe 4 statuts obligatoires, 5 recommandés et 5 libres que les plateformes devront traiter :

Les 4 statuts obligatoires sont les suivants :

• Déposée sur la plateforme du fournisseur
• Rejetée après réception et mise à disposition par la plateforme de l’acheteur
• Refusée par l’acheteur
• Encaissée par le fournisseur (pour une prestation de services)

Les 5 statuts recommandés sont :

• Mise à disposition,
• Prise en charge,
• Approuvée,
• Approuvée partiellement,
• Paiement transmis.

 Les 5 statuts libres sont par exemple :

• Émise par la plateforme,
• Reçue par la plateforme,
• Suspendue,
• Litige,
• Complétée.

Les acheteurs et les fournisseurs pourront suivre l’avancée du traitement de la facture. Les fournisseurs devront mettre à jour les statuts obligatoires. Certains statuts seront automatiquement mis à jour par les plateformes.

V. Comment transmettre les données de la facture a l’administration fiscale ? 

La quatrième obligation du système de facturation électronique consiste à transmettre à l’administration fiscale les flux de facturation, les statuts de cycle de vie de la facture et les données de paiement.

Les plateformes de dématérialisation agréées (PA) transmettront les informations à l’administration fiscale via le Portail de facturation Public (PPF) qui agit comme un concentrateur de données.

Ces acteurs interviennent dans un système global d’interconnexion entre plateformes dit « schéma en Y ». Ce schéma permet le choix entre plusieurs plateformes de routage privées, agréées par l’Etat et interconnectées.

Dans ce modèle, les entreprises envoient des factures électroniques à leurs clients via une plateforme agréée PA qui, après avoir interrogé l’annuaire central, l’enverra à la plateforme du destinataire.

Les données de facturation doivent être transmises au PPF concentrateur pour envoi à l’administration fiscale dans un délai de 24h maximum après envoi de la facture.

Quelles sont les informations transmises à l’administration

L’administration fiscale ne va pas collecter l’ensemble des mentions portées sur une facture.

Elle récupérera uniquement les informations utiles à ses missions, notamment pour les besoins du pré-remplissage de la déclaration de TVA. Les données transmises à l’administration sont listées à l’article 41 septies D de l’annexe IV au Code général des impôts.

Il s’agit de données correspondant aux mentions obligatoires définies par le CGI ou par le Code de commerce, comme : l’identification du fournisseur, du client, le numéro de facture, la date d’émission, le montant de la taxe à payer…

Qui se charge de l’extraction des données de la facture à destination de l’administration fiscale ?

La plateforme de dématérialisation agréée de l’émetteur de la facture se chargera d’extraire et de transmettre les seules données de facturation utiles à l’administration fiscale.

VI. Y-a-t-il des sanctions ? 

Les entreprises qui ne respectent pas l’obligation du e-invoicing s’exposent à des sanctions financières selon les dispositions du Code général des impôts.

Ainsi, en cas de non-respect d’émission ou de réception de facture électronique, l’entreprise encourt une amende de 15 € par facture dans la limite de 15 000 € par an. (art.1737-III du CGI)

VII. Déploiement d’une offre intégré par la cabinet 

Avant tout choix de solution ou de réorganisation interne, parlons-en ensemble !

Notre cabinet investit dans une solution complète et compatible, adossée à une Plateforme agréée (PA), pour faciliter votre mise en conformité :

• Réception, lecture et paiement de vos factures fournisseurs
• Émission de vos factures clients en format électronique réglementaire
• E-reporting

🛠️ Nous vous aidons à :

• Cartographier vos flux de facturation pour identifier vos obligations déclaratives,
• Définir l’organisation optimale,
• Mettre en place une solution fluide et sécurisée grâce aux outils proposés par le cabinet.

👉 Des webinaires suivis de rendez-vous personnalisés seront proposés au cours du 4ᵉ trimestre 2025 pour présenter la solution retenue.

Vous recevrez notre prochaine note d’information dans 10 jours, intitulée « Comprendre le e-reporting »

Anticipez cette évolution en échangeant avec votre interlocuteur habituel.

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